Términos y condiciones

Términos y condiciones de la prestación de servicios

Los presentes Términos y Condiciones, junto con la propuesta o cotización de prestación o de servicio (Propuesta), constituyen la totalidad de la regulación entre las Partes para la prestación de Servicios Contratados. SOLUCIONES CONTABLES OVAR (El despacho) Declara que es una persona moral constituida conforme a la legislación civil vigente, con domicilio en con domicilio en  Minerva 1174 Col. Olimpia, Cd. Juárez, Chih. CP 32370 con Registro Federal de Contribuyentes SCO2307113B7. Que el despacho, cuenta con los conocimientos, experiencia, personal y estructura necesaria para la prestación de los servicios profesionales para la prestación de servicios solicitados. Declara medios de contacto; correo info@ovar.com.mx.

Servicios:

El despacho se obliga a prestar sus servicios profesionales e independientes a El Cliente, consistentes en la propuesta o cotización de prestación o de servicio en las condiciones y términos precisados en el presente instrumento. El despacho se obliga a poner al servicio de El Cliente todos sus conocimientos y equipo necesario para el cumplimiento del servicio contratado. Los servicios no listados en la propuesta o cotización de prestación o de servicios estarán sujetos a un costo adicional. Trabajos adicionales se detallarán y acordarán por ambas partes.

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En caso de cualquier discrepancia entre los términos y condiciones y la propuesta, se acuerda expresamente que prevalecerán los descritos en la propuesta. En tal sentido, cualquier modificación, adición o especificación contenida en la propuesta tendrá prioridad sobre lo establecido en el presente contrato.

Responsabilidad del despacho

El despacho asumirá la responsabilidad de pagar multas, actualizaciones y recargos derivados de omisiones y/o retrasos, así como de atender y resolver los requerimientos cuando se determine que la responsabilidad recae en el despacho.

Contraprestación:

Al momento de aceptación de esta propuesta, el pago deberá efectuarse a más tardar dentro de los cinco días siguientes de la aceptación de esta propuesta. 

Para los casos que el servicio sea por iguala; el pago a partir del mes siguiente deberá realizarse durante los primeros diez días de cada mes. Este pago no compromete el cumplimiento de obligaciones fuera del período de contratación. 

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La cuota mensual está sujeta a evaluación en caso de que la carga de trabajo original experimente un aumento. El cliente puede igualmente solicitar una disminución en caso que la carga de trabajo original experimente disminuciones. 

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Este acuerdo financiero se mantendrá vigente durante el año en curso.

Medios de pago:

Por transferencia o depósito bancario a los siguientes datos:

Banco BBVA.

Cuenta 0120918903.

Clave interbancaria 012164001209189037.

Por deposito en tiendas de autoservicio a lo cual deberá solicitar línea de pago a su contacto comercial.

Pago con tarjeta transacciones dentro del sitio denominado Senhub se llevarán a cabo mediante la pasarela de pagos de OpenPay.

Privacidad:

Los datos personales por usted proporcionados serán protegidos en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento. Se pone a su disposición Respectivo Aviso de Privacidad en https://ovar.com.mx/aviso-de-privacidad para su consulta.

Terminación:

Los servicios podrán darse por terminado en cualquier momento por las partes, previa notificación que por escrito se realice, por lo menos con treinta días naturales de anticipación, a la fecha deseada de terminación.

Descripción de los servicios. 

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Obligaciones Mensuales:

Corresponde a la elaboración de los papeles de trabajo y presentar las declaraciones y entregas de acuse para las obligaciones listadas en la propuesta de prestación de servicios o cotización.

Contabilidad:

Nos comprometemos a elaborar el Estado de Resultados, la Balanza de Comprobación y el Balance General de cada mes, así como a garantizar la precisión del proceso contable mediante la detección y corrección de posibles omisiones o errores en la operación, la verificación de saldos y su correcta procedencia y cuadre.

Conciliación bancaria:

El objetivo es asegurar que todas las transacciones financieras registradas en los libros de la empresa coincidan con las reflejadas en el banco, identificando y resolviendo cualquier discrepancia que pueda existir. El cliente se compromete a el envío del estado de cuenta a más tardar el día 5 de cada mes.

Consultoría Contable:

El servicio de consultoría contable tiene como objetivo supervisar y asesorar al personal interno del cliente para garantizar la correcta ejecución de sus procesos contables. Esto incluye la verificación de la elaboración del Estado de Resultados, la Balanza de Comprobación y el Balance General, así como la detección y corrección de posibles omisiones o errores en los registros contables, asegurando la precisión de los saldos y su debida conciliación.

Para la correcta ejecución de este servicio, el cliente se obliga a proporcionar en tiempo y forma el registro de pólizas, movimientos auxiliares, papeles de trabajo, estados de cuenta y toda la documentación contable necesaria para el análisis y cuadre de la información. La falta de entrega oportuna de estos documentos podrá afectar la calidad y alcance de la revisión, quedando bajo responsabilidad del cliente cualquier omisión derivada de la falta de información.

Administración de Nómina:

El patrón deberá entregar Aviso de Registro Patronal ante el IMSS, Tarjeta de Identificacion Patronal, Registro Estatal Patronal y accesos al IDSE, SIPARE e INFONAVIT Patrones. La tramitología para los documentos mencionados no esta incluida y requiere cotización independiente para la su obtención.

1. Elaboración y cálculo de nóminas, que comprende:

   1. Plantilla de empleados Numero # de empleados según propuesta.

   2. Registro de incidencias: altas, bajas, modificaciones de salario, faltas, vacaciones, permisos, incapacidades, horas extras, festivos trabajados, recibo de nómina, contrato de trabajo básico, simulación de finiquitos, aumentos de salario, altas e impuestos.

   3. Cálculo de finiquitos.

   4. Semana normal de 7 días con percepciones adicionales como premios de puntualidad, asistencia, excelencia, prima dominical, bonos, horas extra, caja y fondo de ahorro.

   5. Descuentos incluidos: ISR, IMSS, Descuento Infonavit (se necesita entregar hora de retenciones), ajuste de ISR anual, caja y fondo de ahorro.

2. Elaboración de contrato individual de trabajo (machote sin cambios).

3. Envío de la lista de raya y los recibos de nómina por correo electrónico.

4. Gestión de la dispersión de la nómina a través del proveedor proporcionado por el cliente. 

5. Costo por empleado adicional de 250 pesos.

6. Nóminas extraordinarias, aguinaldo y reparto de utilidades.

7. Declaración anual de Autodeterminación de prima de riesgo DAPSUA en febrero de cada año.

8. Servicios legales en materia laboral no incluidos, sin embargo, se pueden emitir recomendaciones sobre temas laborales para minimizar riesgos, basadas en experiencia y conocimiento personal, sin comprometer al despacho en ninguna forma.

9. Confrontación IMSS incluida.

Responsabilidades del Patrón:

Es importante destacar que, como Patrón, usted tiene ciertas responsabilidades que deben ser cumplidas para garantizar la eficacia de nuestros servicios. Estas responsabilidades incluyen:

1. Proporcionar información de incidencias, altas y bajas con al menos un día hábil de anticipación a la fecha de entrega solicitada.

   1. Para solicitar un alta se requiere envíe los documentos de constancia fiscal y registro de Numero de Seguro Social, fecha del alta y salario diario.

   2. Para solicitar una baja se requiere informe fecha y motivo de la baja.

2. Mantener una comunicación fluida y oportuna con nuestro equipo para resolver cualquier consulta o problema que pueda surgir durante el proceso de gestión de la nómina.

Confrontación IMSS:

Proceso mediante el cual se revisa y compara sus registros internos de nómina y aportaciones con los registros y declaraciones presentados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El objetivo es asegurar que todas las aportaciones y cuotas obrero-patronales estén correctamente calculadas, declaradas y pagadas, cumpliendo con las obligaciones legales y evitando sanciones por diferencias.

SIROC:

El Registro de Obras de Construcción según recepción de contratos. Este sistema tiene como objetivo registrar y controlar las obras de construcción que se realizan en el país, así como garantizar el cumplimiento de las normativas laborales y de seguridad en el sector de la construcción.

REPSE:

Registro de los contratos celebrados por cada cuatrimestre del año a más tardar el día 17 de los meses de mayo, septiembre y enero del IMSS e INFONAVIT

1. Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE)

2. Sistema de Información de Subcontratación (SISUB)

Administración de cuentas por pagar:

Administrar, gestionar y controlar los pagos de la empresa a sus proveedores y acreedores de manera eficiente y precisa. Este departamento se encarga de verificar y procesar facturas, asegurar que los pagos se realicen dentro de los plazos establecidos, y mantener un registro detallado de todas las transacciones financieras relacionadas con las cuentas por pagar. 

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Además, busca optimizar el flujo de caja, evitar pagos duplicados o erróneos, y mantener buenas relaciones con los proveedores al cumplir con las obligaciones financieras de la empresa.

Actividades cuentas por pagar:

1. Recepción y Verificación de Facturas:

Recibir facturas de proveedores.

Verificar que las facturas cumplan con los requisitos legales y contractuales.

Confirmar que los bienes o servicios hayan sido recibidos en las condiciones acordadas.

1. Aprobación de Pagos:

Obtener la aprobación interna necesaria para realizar el pago.

Revisar y conciliar las discrepancias entre las facturas y las órdenes de compra.

1. Programación de Pagos:

Planificar y programar los pagos según los términos acordados con los proveedores.

Priorizar pagos para aprovechar descuentos por pronto pago o evitar intereses por pagos tardíos.

1. Emisión de Pagos:

Ejecución de pagos por transferencias electrónicas o pagos en línea.

Asegurarse de que los pagos se realicen en la fecha establecida.

1. Conciliación de Cuentas:

Conciliar las cuentas por pagar con los estados de cuenta de los proveedores.

Resolver discrepancias y gestionar reclamaciones o disputas.

1. Mantenimiento de Registros:

Archivar facturas y comprobantes de pago.

Mantener registros precisos de todas las transacciones relacionadas con cuentas por pagar.

1. Comunicación con Proveedores:

Comunicarse con proveedores para confirmar pagos, negociar plazos o resolver problemas de facturación.

Mantener una relación positiva con los proveedores.

1. Preparación de Informes:

Elaborar informes sobre el estado de las cuentas por pagar, incluyendo balances y vencimientos.

Proporcionar información financiera relevante a la gerencia.

1. Cumplimiento Fiscal y Normativo:

Asegurarse de que los pagos cumplen con las regulaciones fiscales y legales.

Retener impuestos o realizar deducciones cuando sea necesario.

1. Gestión de Cash Flow:

Monitorear y prever las necesidades de flujo de caja relacionadas con cuentas por pagar.

Colaborar con el departamento de tesorería para gestionar los pagos de manera eficiente.

Requiere que el cliente entregué accesos a la banca electrónica para la ejecución de los 

compromisos o en su caso un informe diario de las operaciones bancarias para que las ejecuté el administrador de bancos.

Administración de cuentas por cobrar:

Gestionar y optimizar el proceso de cobro de las ventas a crédito realizadas por la empresa, asegurando que los pagos se reciban de manera oportuna y eficiente. Este departamento busca minimizar la cantidad de cuentas pendientes y reducir el período de cobro, lo que contribuye a mantener un flujo de efectivo saludable para la empresa. Además, trabaja para reducir el riesgo de cuentas incobrables y mantener relaciones positivas con los clientes mediante una comunicación clara y una gestión adecuada del crédito.

Actividades cuentas por cobrar:

1. Emisión de Facturas:

Generar y enviar facturas a los clientes por los bienes o servicios proporcionados.

Asegurarse de que las facturas sean precisas y cumplan con los términos del contrato o acuerdo.

1. Seguimiento de Pagos:

Monitorear las cuentas pendientes de cobro y seguir el estado de los pagos.

Realizar llamadas o enviar recordatorios a los clientes para asegurar el pago puntual.

1. Conciliación de Cuentas:

Conciliar las cuentas por cobrar con los estados de cuenta de los clientes.

Resolver discrepancias y gestionar reclamaciones o disputas con los clientes.

1. Preparación de Informes:

Elaborar informes sobre el estado de las cuentas por cobrar, incluyendo balances, vencimientos y tasas de morosidad.

Proporcionar información financiera relevante a la gerencia y otros departamentos.

1. Gestión de Relaciones con Clientes:

Mantener una comunicación clara y profesional con los clientes para resolver problemas de facturación o pagos.

Trabajar en conjunto con el departamento de ventas para alinear estrategias de cobro con las expectativas del cliente.

1. Cumplimiento Fiscal y Normativo:

Asegurarse de que las operaciones de cobro cumplen con las regulaciones fiscales y legales.

Emitir y entregar recibos fiscales según las normativas aplicables.

1. Gestión de Cash Flow:

Monitorear y prever las entradas de efectivo relacionadas con cuentas por cobrar.

Colaborar con el departamento de tesorería para asegurar un flujo de caja adecuado.

Inventarios:

Optimizar la gestión administrativa del inventario para asegurar que los procesos se lleven a cabo de manera eficiente y conforme a las mejores prácticas del sector. Nos enfocamos en diseñar e implementar estrategias que permitan a nuestros clientes mantener niveles óptimos de inventario, reducir costos asociados y mejorar la precisión en el registro y control de existencias. A través de un enfoque analítico y proactivo, nuestro objetivo es apoyar a las empresas en la gestión efectiva de su inventario, garantizando que los procedimientos administrativos sean robustos, confiables y alineados con los objetivos estratégicos de la organización.​

Actividades del Servicio de Consultoría en Inventarios:

1. Evaluación del Proceso de Inventario:

Revisar los procedimientos actuales de gestión de inventarios para identificar áreas de mejora.

Evaluar la eficiencia de los procesos administrativos relacionados con el manejo del inventario.

1. Diseño de Estrategias de Inventario:

Desarrollar estrategias para mantener niveles óptimos de inventario y minimizar costos asociados.

Proponer sistemas y métodos para mejorar la precisión en el registro y control de inventario.

1. Implementación de Sistemas de Gestión:

Asesorar en la selección e implementación de sistemas de gestión de inventarios adecuados.

Configurar procedimientos para la integración de estos sistemas con las operaciones diarias de la empresa.

1. Desarrollo de Políticas de Control:

Establecer políticas y procedimientos para el control de inventarios, incluyendo la prevención de pérdidas y el manejo de productos obsoletos.

Implementar mecanismos para la detección y corrección de discrepancias en los registros de inventario.

1. Monitoreo y Evaluación:

Supervisar el desempeño de los procesos de inventario para asegurar su efectividad.

Realizar análisis periódicos y auditorías para identificar y abordar cualquier desviación de las políticas establecidas.

1. Asesoramiento en la Gestión de Devoluciones:

Proporcionar directrices para la gestión eficiente de devoluciones y ajustes en el inventario.

Asesorar en la coordinación con proveedores para el manejo adecuado de productos devueltos.

1. Análisis de Desempeño del Inventario:

Evaluar el desempeño del inventario a través de métricas clave, como rotación y costo de almacenamiento.

Proporcionar recomendaciones para mejorar la eficiencia y rentabilidad del manejo del inventario.

1. Cumplimiento Normativo y Mejora Continua:

Asegurar que los procesos de gestión de inventarios cumplan con las regulaciones y normativas vigentes.
 

Estos servicios de consultoría están diseñados para apoyar a las empresas en la gestión administrativa del inventario, garantizando que sus procedimientos sean efectivos y alineados con sus objetivos estratégicos.
 

La inversión en softwares y los gastos en capacitaciones no incluidas en el servicio. 

El cliente requiere tener personal en sitio para la operación, recepción y captura de inventario.

Declaración Anual:

La declaración anual  conlleva un costo adicional del 50% de la iguala mensual siempre y cuando la relación comercial no haya finalizado.​

Facturación:

Para la realización de factura de clientes individuales, es necesario se entregue constancia fiscal del receptor, forma de pago y nota de venta (o en su caso precio y descripción del producto o servicio) por el medio convenido por las partes.

Asesoría financiera/fiscal:

El servicio de asesoría financiera y fiscal refiere a una reunión de una hora cada mes (la hora de asesoría adicional se cobra aparte). Las llamadas y correos con dudas no están contempladas como servicios de asesoría sino de consultoría y no están limitados. Nuestro compromiso de asesoría nos compromete a resolver dudas o inquietudes sobre el SAT y otras instituciones involucradas en la operación de la compañía en materia fiscal, así como requerimientos que llegasen a tener. El despacho no cubre la solventación de requerimientos que estén fuera de su responsabilidad o debido a omisiones o errores por parte del cliente.